Work from Home กับสิ่งที่ธุรกิจต้องเตรียมตัว

การระบาดของไวรัสโคโรน่าสายพันธุ์ใหม่หรือโควิด – 19 นำมาซึ่งการเปลี่ยนแปลงระบบการทำงานครั้งใหญ่ เมื่อรัฐบาลขอความร่วมมือให้บริษัทอนุญาตให้พนักงานทำงานจากที่บ้าน หรือที่เรียกว่าWork From Home(WFH) เพื่อลดการแพร่ระบาดของไวรัสโควิด – 19 บริษัทต่างๆล้วนขานรับนโยบายอย่างเร่งด่วน นำมาซึ่งการปรับตัวเพื่อเตรียมพร้อมรับมือกับการWork Form Homeแบบกะทันหัน ทั้งในส่วนของตัวพนักงานเอง และเจ้าของธุรกิจด้วย

แต่ทั้งนี้การWork From Homeนั้นมิใช่ว่าเพียงทุกคนแยกย้ายกันกลับบ้านและทำงานได้เลย แต่ละธุรกิจ แต่ละบริษัทต่างก็มีการเข้าถึงข้อมูล วิธีการทำงาน และมีลักษณะในการดำเนินธุรกิจที่แตกต่างกัน หากเป็นธุรกิจE-Commerceธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการทำการตลาดออนไลน์ ทำโฆษณาออนไลน์อาจจะเคยชินกับการWork Frome Homeแต่หากเป็นธุรกิจที่เพิ่งเริ่มขายออนไลน์ เริ่มทำการตลาดออนไลน์ธุรกิจSMEแบบขายหน้าร้าน หรือธุรกิจประเภทอิ่นๆ อาจจะต้องมีการเตรียมตัวในการWork From Homeกันสักหน่อย ทั้งการทำความเข้าใจข้อตกลงในการWork From Homeการเตรียมเครื่องมือสำหรับการWork From Homeและการเตรียมพร้อมในด้านอื่นๆด้วยเจ้าของธุรกิจเตรียมปรับตัวอย่างไร และพนักงานต้องรับมือกับการเปลี่ยนแปลงนี้อย่างไร บทความนี้มีคำตอบ

สร้างข้อตกลง เงื่อนไข ข้อกำหนดในการทำงาน Work Fome Home ร่วมกัน

การทำงานที่บ้านหรือWork Form Homeคือการเปลี่ยนพื้นที่ทำงาน มิใช่การพักอยู่บ้าน ทุกคนยังต้องอยู่ในระเบียบของการทำงาน เพียงแต่บริษัทต้องปรับเปลี่ยนเงื่อนไขการทำงานให้เหมาะสมกับการWork From Homeเพื่อให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างสะดวกและราบรื่น งานจึงจะเดินไปข้างหน้าได้อย่างต่อเนื่อง โดยที่พนักงานไม่รู้สึกอึดอัด เงื่อนไขและข้อกำหนดนั้นได้แก่ ระยะเวลาในการทำงานที่ชัดเจน อาทิ เริ่มงาน 9.00 – 18.00 น. หลังจากนั้นถือเป็นเวลาส่วนตัวของพนักงาน หากบริษัทไม่ได้กำหนดระยะเวลาการทำงานที่แน่นอน อาจจะทำให้พนักงานเกิดความไม่แน่ใจในการวางตัวสำหรับการทำงานแบบWork From Homeและอาจจะทำให้การทำงานเลยเถิดกินเวลาส่วนตัวของพนักงานจนพนักงานเกิดความเครียดได้ นอกจากนี้ยังมีเงื่อนไขอื่นๆเช่น กำหนดวิธีการในการเข้าถึงข้อมูลร่วมกัน กำหนดขั้นตอนการรายงานการทำงาน กำหนดโปรแกรมซอฟแวร์ที่จะใช้ในการทำงาน ฯลฯ เงื่อนไขและข้อกำหนดเหล่านี้จะทำให้พนักงานรู้สึกมั่นคง และรู้สึกปลอดภัยในการทำงานแบบWork From Home

จัดเตรียมเครื่องมือสำหรับการWork Form Homeให้พร้อม

บริษัทบางแห่งไม่คุ้นเคยกับการทำงานแบบWork From Homeเท่าไรนัก พนักงานเองก็ไม่ได้มีอุปกรณ์สำหรับสำงานแบบWork From Homeและอาจจะไม่เคยศึกษาเรียนรู้ขั้นตอนการทำงานแบบWork From Homeมาก่อน จึงเป็นหน้าที่ของบริษัทที่ต้องจัดเตรียมเครื่องมือสำหรับการWork Form Homeให้กับพนักงาน ไม่ว่าจะเป็นในส่วนของอุปกรณ์ในการทำงาน หรือว่าซอฟแวร์ โปรแกรมสำหรับการประชุมออนไลน์ อาทิ โปรแกรมสำหรับการแชร์ข้อมูลในการทำงานร่วมกัน โปรแกรมสำหรับการประชุมออนไลน์เช่น Zoom, Microsoft Teams ฯลฯ เพื่อให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลและสื่อสารกันได้อย่างชัดเจน

อุปกรณ์สำคัญในการWork Form Home

• Labtop ควรเป็นแบบมีกล้อง พร้อมอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้อง
• หูฟัง
• อินเทอร์เน็ต

โปรแกรมสำคัญสำหรับWork From Home

• Line หรือโปรแกรมสำหรับติดต่อสื่อสารอื่นๆ
• Work Place / Work Chat
• One Drive
• Microsoft Teams
• Zoom
• Vitual office Solution
• โปรแกรมอื่นๆที่เกี่ยวข้องกับการติดต่อสื่อสาร การแชร์ข้อมูล เป็นต้น

ซ้อมWork Form Homeเพื่อความเข้าใจที่ถูกต้อง

เมื่ออุปกรณ์พร้อม ระบบพร้อม เงื่อนไขชัดเจนแล้ว อีกสิ่งหนึ่งที่ไม่ควรลืมเด็ดขาดคือการซ้อมWork From Homeเพื่อให้พนักงานได้เรียนรู้การปฏิบัติงานแบบWork From Homeที่ถูกต้อง และหากมีการติดขัดตรงจุดใดจะได้แก้ไขก่อนแยกย้ายกันไปปฏิบัติงานจริง หากไม่มีการซ้อมWork Form Homeเมื่อมีการติดขัดขั้นตอนการเข้าถึงข้อมูล ขั้นตอนการใช้ซอฟแวร์ต่างๆ อาจจะทำให้การประชุม หรือการปฏิบัติงานล่าช้าได้ การซ้อมก่อนWork From Homeจึงเป็นสิ่งสำคัญ มาก เพื่อทุกคนในบริษัทจะได้เข้าใจถึงขั้นตอนจริงในการปฏิบัติงานแบบWork From Home

เตรียมความเชื่อมั่นในการทำงาน

สิ่งหนึ่งที่เจ้าของธุรกิจเตรียมปรับตัวคือ การเพิ่มความไว้วางใจและความเชื่อมั่นในตัวพนักงาน เนื่องจากช่วงการทำงานแบบWork From Homeนั้นเจ้าของธุรกิจจะไม่ได้มองเห็นว่าพนักงานนั่งทำงานอยู่ที่โต๊ะเหมือนการทำงานที่ออฟฟิศ สิ่งสำคัญที่เจ้าของธุรกิจต้องมีคือความไว้วางใจว่าพนักงานจะปฏิบัติงานอย่างเต็มความสามารถเหมือนดังเดิม เพราะหากเจ้าของธุรกิจปราศจากความไว้วางใจแล้ว จะทำให้การทำงานเดินไปข้างหน้าด้วยความลำบาก ทั้งยังสร้างความรู้สึกแย่ให้ทั้งสองฝ่ายด้วย

เปิดใจรับฟังปัญหา

แม้จะมีการเตรียมพร้อมในด้านต่างๆอย่างเต็มที่ แต่ถึงอย่างไรการทำงานแบบWork From Homeนั้นก็ยังแตกต่างกับการทำงานในออฟฟิศ ทั้งในด้านความพร้อมของเครื่องมือและบรรยากาศ และแม้ว่าจะมีการเตรียมตัวอย่างดี แต่ก็ยังอาจจะเกิดปัญหาและการติดขัดในขั้นตอนการทำงานได้เช่นเดียวกัน ดังนั้นเจ้าของธุรกิจควรเปิดใจรับฟังปัญหาต่างๆที่อาจจะเกิดขึ้นในช่วง Work From Home และพยายามร่วมมือกันเพื่อแก้ไขปัญหานั้น ให้การทำงานดำเนินไปอย่างราบรื่น และสบายใจทั้งสองฝ่ายในช่วงภาวะวิกฤต

แม้จะเป็นช่วงที่ต้องปรับตัวหลายอย่าง แต่ถ้าหากเจ้าของธุรกิจมีการวางแผนในการปรับตัวเพื่อเตรียมพร้อม Work From Home ที่ดี ก็จะช่วยให้ผ่านพ้นวิกฤตช่วงนี้ไปได้อย่างราบรื่นแน่นอน